Hát megérkezett hozzánk is a vírus.

Amikor 2019 decemberében kitört Wuhan (Kína) városában a koronavírus járvány, elgondolkodtam: mi lenne akkor, ha nálunk is bekövetkezne egy hasonló járvány és karantént rendelnének el. Hogyan vennénk át a könyvelési anyagot, hogyan tartsuk a kapcsolatot partnereinkkel.

Régóta izgatott a gondolat, hogy hogyan használjuk ki a technika adta lehetőségeket.

Eddig is tettünk lépéseket a digitalizáció felé, azonban ez egyirányú folyamat volt. A könyvelési anyagok átvétele még mindig papír alapon történt, de az anyagok feldolgozását - könyvelését - már egy tűzfallal és vírus írtóval védett központi géphez (szerver) virtuális hálózaton keresztül (VPN) kapcsolódó terminálokon keresztül végezzük. A feldolgozás eredményeit és az utalandókat - ahol igény merült fel ott a bevallásokat és egyéb dokumentumokat is - SSL protokollal védett, csak a partnerünk által elérhető weboldalakon tettük közzé

Következő lépés a kétirányú digitális kapcsolat kialakítása.

Ez azt jelenti, hogy nemcsak mi adunk elektronikus úton adatokat, hanem mi is így kapjuk meg az alapadatokat, bizonylatokat. Persze a jelenlegi jogi szabályozás még megköveteli a papír alapú alapadatok kezelését is, de a hatóságok felé már minden adatot elektronikus úton kell biztosítani.

Felkutattam olyan megoldásokat, amelyek a könyvelési alapdokumentumok átadását gyorsítják.

Ez azt jelenti, hogy a vállalkozásod könyvelési bizonylatait kézhezvétel után "azonnal" - legalább heti rendszerességgel - el tudod juttatni részünkre.

Ezzel a megoldással időt és fáradságot tudunk megspórolni, amit szolgáltatásaink szinvonalának növelésére tudunk fordítani.

A digitális kommunikáció ebben a járványos időszakban különösen jelentőssé válik.

A számlázás menetében és a jelentési kötelezettségekben amúgy is nagy változások lesznek 2020. július 01-től. Erről már decemberben olvashattál itt és itt az oldalainkon. A jelenlegi helyzetben előre kellett hoznunk a fejlesztéseinket. Kérek minden partnerünket, hogy térjen át az elektronikus számlázásra. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalkozásod kimenő számláit a NAV adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás xml fájlja alapján könyveljük.

Hasonló módon felkészültünk a bankszámla kivonatok elektronikus feldolgozására. Ehhez az kell, hogy a vállalkozásod bankszámláinak elektronikus változatát a belső dokumentumban irottaknak megfelelően állítsátok elő.

A fentieket viszonylag könnyű megvalósítani a leírások alapján.

Egy kicsit nehezebb a bejövő számlák digitalizációja.

Célszerű elektronikus számlát kérni - ahol ez lehetséges. Ilyenek a szolgáltatók (telefon, közművek ...), de sok vállalkozás állít már ki elektronikus számlát.

A vállalkozások többsége készít számítógéppel számlát. Általában e-mail-ban megküldik a számla letöltésére mutató linket, vagy csatolmányként a számla pdf képét.

A fenti két esetben kérjük, hogy a szállítói számla elérhetőségét (az e-mailben megküldött letöltési linket) küldjétek tovább az iroda@pointkft.hu (később kizárólag a vállalkozásodhoz kapcsolt) e-mail címre.

Minden más szállítói számla digitalizációjához kell valami egyszerűen használható, olcsó megoldást találnunk.

  • ha vállalkozásod rendelkezik szkennerrel csak annyit kell biztosítanod, hogy a többoldalas bizonylatok is egyetlen fájlba kerüljenek. A beállításban segítek.
  • ha rendelkezel okos telefonnal, akkor ajánlom a "Microsoft Office Lens - PDF Scanner" programot, amit ingyenesen letölthetsz. Használata egyszerű.

Az így elkészült digitálisan rögzített számlákat e-mailban kell részünkre beküldened. A többi már a mi dolgunk.

Ne feledd! Jelenleg még mindig szükség van a kinyomtatott bizonylatokra is.